質(zhì)量管理體系的外審是企業(yè)經(jīng)常要遇到的事情，對外審開(kāi)出的不符合項，在進(jìn)行整改時(shí)往往存在不少問(wèn)題，其主要表現是原因分析不到位，糾正措施未落實(shí)，部門(mén)之間相互推脫責任等等，結果是落實(shí)措施走了形式，已發(fā)現的不符合項在以后的工作中又重復出現。如何對外審開(kāi)出的不符合項進(jìn)行徹底整改，提高整改效果，筆者談?wù)劚締挝坏淖龇?，以便大家相互交流工作方法，促進(jìn)質(zhì)量管理體系的不斷完善。
質(zhì)量部門(mén)預先統一制定不符合項糾正措施
質(zhì)量部門(mén)是質(zhì)量管理體系審核的歸口管理部門(mén)，外審不符合項的整改效果體現的是一個(gè)單位質(zhì)量管理體系運行的質(zhì)量，為了在雙方約定的時(shí)間內完成對不符合項的整改，質(zhì)量部門(mén)負責組織有關(guān)部門(mén)制定糾正措施是自己的職責。
1、明確整改的基本格式
對不符合項的整改，我們質(zhì)量部門(mén)根據二、三方對整改提出的要求，明確了整改的基本格式，具體內容包括不符合項描述、原因分析、糾正措施、舉一反三、負責單位、完成時(shí)間，把這種基本要求表格化，任何一個(gè)負責整改的人都會(huì )按這個(gè)要求去做。避免了整改的隨意性和不徹底性。
2、預先制定糾正措施
質(zhì)量部門(mén)主管審核的人員，應根據在審核中了解的情況和審核知識，對開(kāi)出的不符合項預先按整改的基本格式制定糾正措施。在制定糾正措施過(guò)程中，對不符合項要逐個(gè)落實(shí)，了解當時(shí)現場(chǎng)審核情況，與陪同人員進(jìn)行溝通，與責任單位進(jìn)行溝通，多方面聽(tīng)取意見(jiàn)和建議，力求原因分析準確，責任明確，措施有效。
3、將預先制定的整改措施發(fā)給責任單位進(jìn)行審查確認
由于整改措施是質(zhì)量部門(mén)制定的，難免有考慮不周、調查不到位的地方，質(zhì)量部門(mén)把預先制定的整改措施發(fā)給責任單位進(jìn)行審查，再進(jìn)一步確認，提出修改意見(jiàn)或建議，完善整改措施。這種做法，既彌補了質(zhì)量部門(mén)制定措施的不足，又對責任單位是一個(gè)尊重，大家能理解，整改起來(lái)就積極主動(dòng)。
4、協(xié)調修改糾正措施
對于一個(gè)不符合項的整改，各個(gè)部門(mén)在認識上還存在差異，有的部門(mén)對糾正措施不理解，甚至對原因分析有異議，這就要進(jìn)行溝通、協(xié)調。協(xié)調的過(guò)程，就是和責任部門(mén)一起分析原因，制定糾正措施的過(guò)程，也是重新學(xué)習標準的過(guò)程。特別遇到一個(gè)不符合項涉及到多個(gè)部門(mén)時(shí)，這種協(xié)調就尤其重要。對部門(mén)提出的正確、合理意見(jiàn)立即采納，不合理、不正確的意見(jiàn)和建議要耐心進(jìn)行解釋。
召開(kāi)專(zhuān)題整改協(xié)調會(huì )
一般情況下，完成了上述工作，就應該認為沒(méi)有多大問(wèn)題，可以下發(fā)整改措施計劃了。但實(shí)踐證明，召開(kāi)專(zhuān)題整改協(xié)調會(huì )作用更大。
1、質(zhì)量部門(mén)負責組織召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議
在各單位審查了預先制定的整改措施后，質(zhì)量部門(mén)組織有關(guān)單位召開(kāi)專(zhuān)題協(xié)調會(huì )。參加會(huì )議的單位包括責任部門(mén)、涉及到整改需要舉一反三的部門(mén)，如果是軍方審核開(kāi)出的不符合項整改，還要通知駐廠(chǎng)軍代表室參加。要特別明確，參加會(huì )議的單位必須來(lái)一名領(lǐng)導，因為要最終確定糾正措施，防止會(huì )后相互推諉扯皮，影響整改進(jìn)度和整改效果。
2、會(huì )前特別需要說(shuō)明幾個(gè)注意事項
會(huì )議開(kāi)始前，首先要特別說(shuō)明一下幾個(gè)注意事項，如果不說(shuō)明，有可能相互扯皮、爭吵、拖延會(huì )議時(shí)間。
（1）、只討論整改措施，不討論不符合項是否合理、錯與對；
（2）、不討論誰(shuí)是責任者，只說(shuō)本部門(mén)存在的問(wèn)題，不給自己找借口；
（3）、已經(jīng)開(kāi)出的不符合項都必須整改，沒(méi)有商量的余地；
（4）、要以平和的心態(tài)看待不符合項，注重整改、完善和提高。
3、逐一討論對不符合項的糾正措施，每個(gè)人有平等的發(fā)言權利
針對擬制的不符合項整改措施，質(zhì)量部門(mén)負責逐一進(jìn)行宣讀，逐條核實(shí)原因分析是否準確，措施是否可行有效，完成時(shí)間是否充足。允許大家發(fā)表不同意見(jiàn)和建議，現場(chǎng)解決部門(mén)之間存在的問(wèn)題。在這個(gè)討論的過(guò)程中，每個(gè)人有平等的發(fā)言權利，通過(guò)討論，大家對存在的問(wèn)題認識更清楚，對標準理解更準確，知道錯在了什么地方，今后應該怎么做。同時(shí)，澄清了問(wèn)題，消除了部門(mén)之間的不理解，也有利于其它存在類(lèi)似問(wèn)題的部門(mén)進(jìn)行舉一反三。
4、最終形成整改計劃下發(fā)，按規定時(shí)間完成整改工作
在專(zhuān)題會(huì )討論之后，最終形成整改措施計劃，下發(fā)有關(guān)單位執行。質(zhì)量部門(mén)負責檢查糾正措施的落實(shí)情況，并按時(shí)間節點(diǎn)進(jìn)行考核，確保了整改工作按要求、按時(shí)間完成并達到預期的整改效果。
對外審不符合項的整改，是外審工作的延續，其整改效果直接影響質(zhì)量管理體系運行質(zhì)量的好壞。不少單位把整改任務(wù)直接交給責任單位，從理論上講是完全正確的，但考慮到企業(yè)的具體情況，采用我們現在這種做法效果較好。其優(yōu)點(diǎn)：一是大家當面澄清了問(wèn)題，消除了互相埋怨，減少了扯皮；二是大家統一了認識，明確了如何去進(jìn)行糾正，也是對糾正措施的一次評審，增強了措施的可操作性；三是減少了整改過(guò)程中的反復，提高了整改效率和效果；四是對大家是一次標準的培訓，加深了對標準的理解，提高了執行標準的自覺(jué)性。
